Rewolucja w fakturowaniu – nadchodzi KSeF
Papierowe faktury i maile z PDF-ami odchodzą do historii. Już za chwilę każda faktura, także ta za Twój samochód w leasingu w Santander Consumer Multirent, trafi do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Brzmi groźnie? Spokojnie. KSeF uprości życie przedsiębiorców i uporządkuje dokumenty. Zobacz, od kiedy obowiązuje i jak możesz się przygotować, żeby przejście było bezstresowe.
Spis treści
Co to jest KSeF i do czego służy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która całkowicie zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur.
Wszystkie dokumenty będziesz wystawiał w formacie elektronicznym (XML), przesyłał i archiwizował bezpośrednio w systemie KSeF – zamiast w PDF-ach czy na papierze.
To ułatwienie zarówno dla przedsiębiorców, jak i księgowych:
- faktury nie zgubią się ani nie zaginą w mailach,
- błędy w numeracji czy danych zostaną wyeliminowane,
- rozliczenia będą prostsze i szybsze.
KSeF to nie tylko obowiązek, ale także porządek i bezpieczeństwo w Twoich rozliczeniach – szczególnie przy regularnych płatnościach, np. za leasing samochodu w Santander Consumer Multirent.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać wszyscy przedsiębiorcy, którzy posiadają polski NIP – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT.
Dotyczy to m.in.:
- firm krajowych
- biur rachunkowych,
- podmiotów zagranicznych, które działają w Polsce.
Z KSeF nie muszą korzystać osoby fizyczne, które otrzymują faktury konsumenckie (B2C) – choć mogą dobrowolnie włączyć się do systemu.
Kiedy KSeF wejdzie w życie?
Rząd zatwierdził już ostateczny harmonogram wdrożenia KSeF. System będzie obowiązywał większość firm już w 2026, choć będzie wprowadzany etapami:
- 1 lutego 2026 r. – dotyczy dużych firm, których roczna sprzedaż w 2025 roku wyniosła powyżej 200 mln zł brutto
- 1 kwietnia 2026 r. – dotyczy pozostałych przedsiębiorców, czyli mikro, małych i średnich firm zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT
- 1 stycznia 2027 r. – dotyczy najmniejszych firm, które nie mają zaplecza IT i których miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tys. zł
Jeśli więc prowadzisz działalność i płacisz raty leasingowe w Santander Consumer Multirent, Twoje faktury również będą musiały znaleźć się w KSeF zgodnie z podanym powyżej harmonogramem.
Samochody z korzystną ofertą leasingu
Jak mogę zalogować się do KSeF?
Dostęp do systemu KSeF przyznaje Ministerstwo Finansów. Do Krajowego Systemu e-Faktur zalogujesz się za pomocą:
- Profilu Zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- pieczęci elektronicznej (dla firm),
- tokenu KSeF.
Jednoosobowa działalność gospodarcza automatycznie ma uprawnienia do działania w systemie. W przypadku spółek czy fundacji konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA, w którym wskazuje się tzw. KSeF Mastera – osobę odpowiedzialną za nadawanie uprawnień pozostałym użytkownikom.
W jaki sposób wystawię fakturę w KSeF?
Aby wystawić fakturę w KSeF, zaloguj się do sytemu i wykonaj następujące czynności:
- Wystaw fakturę w formacie XML.
- Wyślij ją do systemu KSeF.
- System sprawdzi poprawność dokumentu.
- Po pozytywnej weryfikacji nada mu numer KSeF ID.
- Otrzymasz UPO – urzędowe potwierdzenie odbioru.
Od tego momentu Twoja faktura jest uznana za wystawioną i automatycznie przechowywana w systemie.
Portal Klienta – Twój wygodny dostęp do dokumentów
W związku z wejściem w życie KSeF w Santander Consumer Multirent rezygnujemy z wysyłki faktur papierowych.
Oryginały faktur znajdziesz w KSeF. Natomiast, jeśli będziesz chciał szybko podejrzeć i pobrać obraz faktury, możesz zrobić to na Portalu Klienta Santander Consumer Multirent. To narzędzie, które pozwala Ci zachować pełną kontrolę nad Twoimi finansami.
Dodatkowo w Portalu Klienta możesz:
- przeglądać i pobierać obrazy Twoich faktur w dowolnym momencie,
- monitorować status złożonych przez Ciebie wniosków,
- sprawdzać umowy i ich szczegóły,
- szybciej otrzymywać decyzje i odpowiedzi.
Dzięki temu masz pewność, że wszystkie dokumenty – również faktury leasingowe – są zawsze pod ręką.
Jeśli nie masz dostępu do Portalu Klienta, załóż konto tutaj.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji o KSeF, wejdź tutaj:
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20
KSeF – korzystne rozwiązanie dla firm
Krajowy System e-Faktur to największa zmiana w rozliczeniach od lat. Wielu przedsiębiorców obawia się nowych obowiązków, ale KSeF wcale nie musi oznaczać problemów. Rozwiązanie ułatwi Ci życie – uporządkuje Twoje dokumenty, przyspieszy księgowość i pomoże w kontrolowaniu płatności, np. za leasing czy wynajem samochodu.
Najważniejsze zalety KSeF to:
- łatwy dostęp do Twoich faktur,
- eliminacja błędów, które zdarzały się przy „ręcznym” wystawianiu faktur,
- automatyzacja rozliczeń, fakturowania i księgowania dokumentów,
- bezpieczna archiwizacja wystawianych przez Ciebie faktur.
KSeF to nowy obowiązek, który oznacza koniec papierowych faktur i początek porządku w Twojej firmie. Dzięki niemu łatwiej będziesz mógł kontrolować płatności i zyskasz większe bezpieczeństwo finansowe.
Q&A
Kiedy KSeF zacznie obowiązywać?
KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 – dotyczy dużych firm, 1 kwietnia 2026 – dotyczy większości przedsiębiorców i 1 stycznia 2027 – dotyczy najmniejszych firm.
Czy KSeF dotyczy leasingu?
Tak. Faktury za leasing lub wynajem samochodu będą wystawiane i przesyłane przez KSeF. Nie musisz jednak robić tego samodzielnie – zajmie się tym firma leasingowa.
Czy KSeF jest bezpłatny?
Tak. Korzystanie z systemu jest darmowe. Płatne może być jedynie korzystanie z komercyjnych narzędzi zintegrowanych z KSeF.
Czy KSeF zastąpi JPK?
Nie. KSeF nie zastąpi JPK – Jednolitego Pliku Kontrolnego. Oba systemy będą działać równolegle, uzupełniając się wzajemnie.
Dowiedz się więcej o leasingu
Bądź na bieżąco z rynkiem – sprawdź nasze analizy i eksperckie porady.
