Krajowy System e-Faktur KSeF

To ułatwienie zarówno dla przedsiębiorców, jak i księgowych

Błędy w numeracji czy danych zostaną wyeliminowane,
rozliczenia będą prostsze i szybsze.

• Faktury nie zgubią się ani nie zaginą w mailach
• Błędy w numeracji czy danych zostaną wyeliminowane
• Rozliczenia będą prostsze i szybsze.

KSeF to nie tylko obowiązek, ale także porządek i bezpieczeństwo w Twoich rozliczeniach – szczególnie przy regularnych płatnościach, np. za leasing samochodu w Santander Consumer Multirent.

Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać wszyscy przedsiębiorcy, którzy posiadają polski NIP – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT.

• firm krajowych
• biur rachunkowych,
• podmiotów zagranicznych, które działają w Polsce.

Z KSeF nie muszą korzystać osoby fizyczne, które otrzymują faktury konsumenckie (B2C) – choć mogą dobrowolnie włączyć się do systemu.

Kiedy KSeF wejdzie w życie?

Rząd zatwierdził już ostateczny harmonogram wdrożenia KSeF. System będzie obowiązywał większość firm już w 2026, choć będzie wprowadzany etapami:

• 1 lutego 2026 r. – dotyczy dużych firm, których roczna sprzedaż w 2025 roku wyniosła powyżej 200 mln zł brutto
• 1 kwietnia 2026 r. – dotyczy pozostałych przedsiębiorców, czyli mikro, małych i średnich firm zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT
• 1 stycznia 2027 r. – dotyczy najmniejszych firm, które nie mają zaplecza IT i których miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tys. zł

Jeśli więc prowadzisz działalność i płacisz raty leasingowe w Santander Consumer Multirent, Twoje faktury również będą musiały znaleźć się w KSeF zgodnie z podanym powyżej harmonogramem.

Jak mogę zalogować się do KSeF?

Dostęp do systemu KSeF przyznaje Ministerstwo Finansów. Do Krajowego Systemu e-Faktur zalogujesz się za pomocą:

• Profilu Zaufanego,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• pieczęci elektronicznej (dla firm)
• tokenu KSeF.

Jednoosobowa działalność gospodarcza automatycznie ma uprawnienia do działania w systemie. W przypadku spółek czy fundacji konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA, w którym wskazuje się tzw. KSeF Mastera – osobę odpowiedzialną za nadawanie uprawnień pozostałym użytkownikom.

W jaki sposób wystawię fakturę w KSeF?

Aby wystawić fakturę w KSeF, zaloguj się do sytemu i wykonaj następujące czynności:

• Wystaw fakturę w formacie XML.
• Wyślij ją do systemu KSeF.
• System sprawdzi poprawność dokumentu.
• Po pozytywnej weryfikacji nada mu numer KSeF ID.
• Otrzymasz UPO – urzędowe potwierdzenie odbioru.

Od tego momentu Twoja faktura jest uznana za wystawioną i automatycznie przechowywana w systemie.

Portal Klienta – Twój wygodny dostęp do dokumentów

W związku z wejściem w życie KSeF w Santander Consumer Multirent rezygnujemy z wysyłki faktur papierowych.

Oryginały faktur znajdziesz w KSeF. Natomiast, jeśli będziesz chciał szybko podejrzeć i pobrać obraz faktury, możesz zrobić to na Portalu Klienta Santander Consumer Multirent. To narzędzie, które pozwala Ci zachować pełną kontrolę nad Twoimi finansami.

Dodatkowo w Portalu Klienta możesz:

• przeglądać i pobierać obrazy Twoich faktur w dowolnym momencie,
• monitorować status złożonych przez Ciebie wniosków,
• sprawdzać umowy i ich szczegóły,
• szybciej otrzymywać decyzje i odpowiedzi.

Dzięki temu masz pewność, że wszystkie dokumenty – również faktury leasingowe – są zawsze pod ręką.

Przydatne linki

• Jeśli nie masz dostępu do Portalu Klienta, załóż konto tutaj.
• Jeśli potrzebujesz więcej informacji o KSeF, wejdź tutaj:
• https://ksef.podatki.gov.pl/
• https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20